Waarom een formulier niet genoeg is
Op veel websites staat bij "afspraak maken" een formulier. Naam, telefoonnummer, voorkeursdag, opmerkingen, verzenden. Daarna wacht de bezoeker op een reactie. Jij leest de mail een paar uur later, belt terug, krijgt de voicemail, stuurt een bericht met twee voorstellen, en de klant reageert de volgende dag dat geen van beide uitkomt.
Ondertussen heeft die klant misschien al bij een ander geboekt. Niet omdat jij slechter bent, maar omdat het daar in één keer ging. Bij online inplannen kiest de bezoeker zelf een vrije tijd uit jouw agenda. De afspraak staat meteen vast, en jij hoeft alleen nog te verschijnen.
Hoe het bij ons werkt
Op designcheck.nl kun je een belafspraak met Twan of Lorenzo plannen op twee manieren: via de knop "Plan een belafspraak", die naar onze afspraakpagina gaat, of via de chatbot rechtsonder op de site. Beide komen in dezelfde agenda terecht. In de chatbot gaat het in twee stappen: wanneer, en je gegevens.
Elke afspraak die binnenkomt, staat direct als mail in onze inbox, met de gegevens die we nodig hebben om op tijd te bellen. Dat hebben we bewust zo gebouwd: een afspraak die alleen in een systeem staat waar niemand naar kijkt, is net zo erg als een gemiste oproep.
Voor klanten bouwen we hetzelfde, in de stijl van hun eigen site en met hun eigen soort afspraak. Een restaurant krijgt een reserveerknop, een kapper of praktijk een afspraakknop. Sinds oktober 2026 kunnen ook winkels, vervoerders en kinderopvang zo'n knop krijgen, met teksten als "Maak een afspraak", "Plan een rit" of "Plan een rondleiding".
Drie stappen, niet meer
Een afspraak maken heeft altijd dezelfde vragen: wat, wanneer en wie. Daarom houden we het op drie stappen. Bij een afspraak is dat wat (de behandeling of dienst), wanneer (dag en tijd) en je gegevens. Bij een reservering in een restaurant is het wanneer, de tafel (met hoeveel personen) en je gegevens.
Elke stap moet passen op een telefoonscherm, ook op een kleine telefoon, zonder dat je hoeft te scrollen. De knop om verder te gaan staat vast onderin, zodat je hem altijd ziet. Wie terug wil, heeft daarnaast een knop "Terug".
Past een keuze niet, dan zegt de knop dat meteen. Wil iemand met tien personen reserveren terwijl de grootste tafel voor acht is, dan krijgt hij te zien dat hij het restaurant beter kan bellen, en blijft de knop "Verder" uit. Zo komt niemand pas bij de laatste stap tot de ontdekking dat het niet kan.
Een venster dat op de telefoon past
De meeste bezoekers van een MKB-site komen via de telefoon. Daar gaat het bij online inplannen het vaakst mis. Een agenda die over het hele scherm openklapt, voelt alsof je de site kwijt bent. Een agenda die in een klein kadertje zit, laat je eindeloos binnen een kadertje scrollen.
Onze regel: het venster is op de telefoon hooguit half zo hoog als het scherm en ligt onderin, met de pagina erachter nog zichtbaar. Dichtdoen kan met een klein kruisje rechtsboven, of door het venster naar beneden te vegen, zoals je gewend bent van apps. Een korte veeg veert terug, zodat je het niet per ongeluk sluit.
Tijden laten we zien als knoppen, zes naast elkaar, en bij een drukke dag een paar meer. Dagen als compacte kaartjes. Zo past een volle agenda in een half scherm zonder dat iets te klein wordt om met je duim te raken.
Kleine fouten die klanten kosten
Drie fouten komen vaak voor, en ze zijn alle drie makkelijk te voorkomen.
Een toetsenbord dat ongevraagd opengaat. Als het venster opent en meteen een tekstveld actief maakt, schuift op de telefoon het toetsenbord omhoog en zie je de helft van het venster niet meer. Laat het toetsenbord pas komen als iemand zelf in een veld tikt.
Te kleine letters in invoervelden. Is de tekst in een invoerveld kleiner dan 16 pixels, dan zoomt de iPhone in zodra je erin tikt. Daarna moet de bezoeker zelf weer uitzoomen. Een simpele regel in de opmaak voorkomt dat.
Een datumveld van de browser. Het ziet er handig uit, maar in een Engelstalige browser toont het de datum als maand/dag/jaar. Een Nederlandse bezoeker die 03/04 ziet, denkt aan 3 april terwijl er 4 maart staat. Laat dagen liever als knoppen zien, of vraag de datum als dd-mm-jjjj.
Waar de afspraak terechtkomt
Een afspraak is pas iets waard als jij hem ziet. Bij ons komt elke afspraak als mail binnen. Bij de sites die we voor klanten bouwen, staat hij daarnaast in de werkplek die bij elke site hoort: de plek waar afspraken, reserveringen en aanvragen binnenkomen, naast je klanten en offertes. Die werkplek is er ook als app, met een melding op je telefoon bij elke nieuwe afspraak.
Gebruik je al een agendasysteem, kijk dan of het een koppeling heeft. Twee agenda's naast elkaar bijhouden is vragen om dubbele boekingen.
Wat het kost
Online inplannen hoeft geen apart abonnement te zijn naast je website. Bij de sites die DesignCheck bouwt voor horeca en andere zaken die met afspraken werken, zit een reserveer- of afspraakknop er standaard in, in de stijl van de site. De afspraken komen in de werkplek die hoort bij de software van de site, vanaf €79 per maand excl. btw. Wil je er AI bij, zoals vrije vragen in de chat of een telefoonassistent, dan zetten we dat op aanvraag in.
Heb je al een site en wil je alleen het inplannen verbeteren, kijk dan wat je huidige systeem kan. Vaak zit het probleem niet in de agenda maar in hoe hij op de telefoon getoond wordt.
En waar AI erbij komt
Online inplannen is gewone automatisering; daar is geen AI voor nodig. AI komt erbij als bezoekers ook vrije vragen willen stellen voordat ze boeken ("Doen jullie ook kleuren voor kort haar?"), of als een telefoonassistent afspraken moet kunnen aannemen voor wie liever belt.
Wij gebruiken die combinatie zelf: de chatbot beantwoordt een vraag en biedt daarna een belafspraak aan, en wie belt, krijgt Julia, onze AI-telefoonassistent, die kan doorverbinden. Hoe dat werkt, lees je in de artikelen over de chatbot en de telefoonassistent.